Les réunions satisfaisantes… oui ça existe !

reunionQui n’a pas connu des réunions interminables, dans lesquelles certains s’ennuient (voire dorment), et dont on sort en se demandant à quoi cela a servi…?

Pourtant, ce type de réunion n’est pas une fatalité.

Ainsi, et sans systématiser, il y a plus de risques que les participants passent un mauvais moment lorsque par exemple :

  • la réunion dite de travail est pour l’organisateur un moyen de faire passer ses propres messages, donc en réalité une réunion d’information.
  • la réunion est provoquée de façon systématique (réunion du lundi par principe, réunion obligatoire dans le cadre de procédures…) sans qu’elle réponde à un véritable besoin identifié de la part des participants
  • la réunion a un côté « officiel » ou « politique » : de nombreux participants sont invités uniquement par respect du protocole officiel ou officieux
  • l’organisateur ne veut pas perdre son temps : il invite large pour passer en revue différents sujets… en oubliant que le temps qu’il gagne lui-même, est une perte de temps au total bien plus importante pour les autres.

Lorsque ce type de réunion est relativement rare, beaucoup peuvent y aller avec un certain fatalisme et, selon les cas, peuvent en profitent pour discuter pendant les pauses avec des personnes rarement rencontrées. C’est leur côté positif.

MeetnappingEn revanche, lorsqu’elles sont fréquentes comme dans le cas du fonctionnement d’un service ou de la conduite d’un projet, des dégâts collatéraux peuvent apparaître dans la durée. Ennui, fatalisme, perte de dynamisme, ressentiment, conflits… sans compter les pertes de temps directes (la réunion) ou indirectes (baisse de motivation progressive) dans l’avancement du travail.

Heureusement, des réunions de travail efficaces existent !

Le plus souvent[1], elles reposent sur un bon organisateur ou plus précisément ce que l’on peut nommer un bon « animateur »… quel que soit son statut dans l’entreprise ou l’organisme.

Car oui, dans ces bonnes réunions, dans ces réunions réussies desquelles tous ressortent contents, l’organisateur Monsieur le Préfet, Monsieur le Directeur, Monsieur le Chef de…   est d’abord un bon Animateur avec un « A » majuscule.

On trouve sur l’Internet ou dans des ouvrages, des pistes qui permettront de progresser dans les techniques d’animation. Par exemple, définir le thème de la réunion, définir un objectif, se fixer un temps limité et adapté à l’objectif, doser l’éventuel formalisme selon les participants et le déroulement prévu, utiliser des techniques et moyens permettant de maintenir l’attention et d’obtenir la participation (et il y en a beaucoup !)…

Parmi certaines des réunions les plus efficaces que j’ai connues, il s’agissait d’organiser régulièrement des plannings d’intervention avec des interactions et contraintes multiples fortes. Cela aurait pu être pénible. La solution : un temps limité, pris après le déjeuner, alliant travail et plaisir de prendre un café. Le résultat : des personnes actives, des idées neuves pour contourner les contraintes, une ambiance positive, et des résultats. Chacun ressortait satisfait du travail effectué et des compromis trouvés. Et si l’un devait consentir un sacrifice plus important pour le compromis, l’animateur veillait les fois suivantes à ce qu’un autre fasse l’effort.

Bien entendu on peut aboutir au même résultat sans animateur défini lorsque le groupe est constitué de façon homogène par des personnes motivées, travaillant positivement dans un objectif commun et partagé. L’animation est alors en quelque sorte répartie entre les différentes personnes.

Mais le plus souvent, le groupe est hétérogène avec des motivations variées, des objectifs différents, des niveaux de compréhension divers.

Au-delà de la technique

Il existe beaucoup d’outils et techniques pour réussir. Il faut aussi trouver ses propres solutions sur le moment.

Mais finalement et de façon plus fondamentale, une des clés de la réussite c’est de faire en sorte

  • que chacun puisse apporter quelque chose et donc se sente utile,
  • et aussi que chacun ressorte de la réunion avec
    • un nouveau savoir, des éléments qui lui manquaient… et qui lui seront utiles,
    • mais aussi le sentiment d’avoir participé à un travail efficace.

Les participants en ressortiront motivés et viendront à votre prochaine réunion avec plus de plaisir. Système vertueux dans lequel la satisfaction et l’efficacité vont de pair et s’auto-entretiennent.

Pour cela, l’animateur, doit mettre en œuvre de multiples moyens (en préparation, pendant la réunion et même après), et porter une attention constante à chacun des participants.

Les écueils peuvent être nombreux, a fortiori lorsque l’on aborde des sujets conflictuels (qu’ils soient techniques, de principe voire idéologiques) ou lorsque certains participants n’ont pas (ou pas encore) la bonne volonté qui serait nécessaire.
Il est alors indispensable d’anticiper, de favoriser la résolution des conflits aussi en amont que possible, s’assurer que chacun participe, recadrer positivement, valoriser… ce qui représente un investissement conséquent de la part de l’animateur : écoute et bienveillance de sa part seront une des conditions préalables à la réussite.

Une réunion… bien plus qu’un simple moment de travail

Ainsi ma plus grande satisfaction dans l’animation de réunion est, je crois, lorsqu’il qu’il y a eu des conflits parfois délicats mais que les participants sortent tous satisfaits de ce qui a été fait : ni une décision à la majorité, ni un consensus mou, mais bien un consensus fort pour une solution positive trouvée ensemble.

C’est probablement tout ce travail de préparation et d’animation, en sus des qualités intrinsèques de l’animateur, qui est généralement sous-estimé voire jugé inutile. C’est pourtant un investissement rentable dont les conséquences ont un impact positif sur le travail accompli non seulement pendant la réunion mais aussi après.

Car c’est ainsi l’efficacité générale du groupe qui est augmentée et la réunion devient bien plus qu’un outil de travail efficace quant à son objet : c’est aussi un outil de renforcement des bonnes dynamiques de groupe. C’est particulièrement utile à moyen et long terme, que ce soit pour un long projet ou a fortiori le travail quotidien en entreprise.

A nous, responsables de projets, directeurs, organisateurs… de faire en sorte que nos réunions deviennent un moment satisfaisant pour tous.

 

[1] il y a de rares cas où les qualités d’auto-organisation des participants suffisent à compenser un mauvais animateur. Il arrive aussi qu’un des participants sache suppléer aux déficiences de l’organisateur/animateur.
 
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